ストレスフリーの整理術 感想＆レビュー
こんにちは、フキです。
ついに先日「ストレスフリーの整理術」を読破しました。
この「ストレスフリーの整理術」はボリュームが多いので、各章ごとに感想を書いていました。
結果、15記事という数になってしまったので、今日は総まとめという意味で本書の感想＆レビューをしていきます。
ストレスフリーの整理術 とは
「ストレスフリーの整理術」とは著者である「デビット＝アレン」氏が開発したGTD（Getting Things Done）という個人用のワークフローの管理手法をまとめた本になります。
「最強の仕事術」と銘打ってあるように、本書はタスク管理を含めた、自身の仕事を管理するための基本原則・ノウハウが書かれています。ここに書かれていることをマスターできれば、あなたはかならず今よりも一つ上のステージに立つことが出来るでしょう。
著者のデビット＝アレン氏は生産性向上コンサルタントとして活動している方で、本書は2015年に全面改訂版として出版されています。
本書は全部で398ページとかなりボリュームが多いので、少しずつ読んでいくことをお勧めします。
GTDとは
GTDとは一言で表すことが難しいのですが、概要だけで言葉にするとタイムマネジメント技術、ワークフローの管理手法となります。
GTDの一番の特徴は、自分の頭の中ではなく、「外側に管理する仕組み（システム）を構築する」ことです。
そして、やらなければいけないこと、やるべきこと、スケジュール等はそのシステムを見ることですぐに把握することができます。
なぜこの形をとっているのかというと、人間は自分の頭のなかだけでは全てを管理することはできず、またそれを行おうとすると脳にかなりの負担がかかり、結果自身のパフォーマンスが落ちてしまうからです。
自分の外で管理することで、仕事を行う際は目の前のことに集中することができ、余計なことに気を取られることもありません。
これは、実際に社会心理学と認知心理学によって有効であると科学的に証明されています。
究極的な考えですが、人はすべてを脳の中だけで管理できるのであれば、メモ帳というものはこの世に必要はないということになります。
しかし、実際には脳の中だけで管理することはできないのが現実です。
だからこそ、GTDという有効なシステムを使い、自分をしっかりと管理できるようになりましょう。
GTDの5つのステップ
GTDは実際には、
1.把握する
2.見極める
3.整理する
4.更新する
5.選択する
5つのステップがあり、このステップに沿って自分の仕事を管理していきます。
基本的にGTDではリストで管理をしていきますので、この各ステップは処理すべきタスクのリストを作るということになります。
把握する
こちらは、自分の抱えているタスクを「収集する」と言い換えることもできます。
実際にやらないといけないこと、やるべきことなどのいわゆる「きになっていること」をすべて書き出します。
GTDではインボックスという概念があり、収集するものはすべてこのインボックスに集めます。
この段階では、タスクの優先度は一切無視します。
まずは把握することに努めます。
見極める
この「見極める」では実際にどうやってタスクを処理するかを考えます。
例としては、
- 電話する
- メールする
といった形で処理しなければいけない内容を決める作業が「見極める」の作業になります。
整理する
ここでは、まずタスクとして処理すべきか、そうでないものを整理します。
いわゆる資料になりうるものは、資料置き場に移動し、タスクとして処理すべきものは、リマインダー、タスク一覧表に表すといった感じです。
タスクの優先度についても、この作業で考慮する形となります。
またGTDでは「2分ルール」というのがあり、2分以内にできることはその場で処理してしまうというものです。
2分というのは、個人の感覚である程度変えても問題はありませんが、最初は2分という時間で決めてしまうほうが楽でしょう。
更新する
タスクのリストは最新でないと意味がありません。
実際に整理したあとで、この情報は最新であることを確認し、もし最新の情報でないのであれば最新の方法に更新します。
最初にリストを作った時は、最新であるかというよりも、抜け漏れがないかを確認するべきですね。
そしてもう一つ重要なのが、「週次レビュー」です。
タスクリストは生ものなので、ほっておくと腐ってしまいます。
定期的に最新の情報に更新しなければいけません。
この作業は週末などの決まった時間にやると良いでしょう。
選択する
ここまで、タスクリストをしっかりと作ってこれたなら、最後はそのリストにしたがい行動するだけです。
もし、優先度で迷っている場合は、自分の直感に従いましょう。
しっかりとタスクをどうするべきか考えてタスクリストを作ってきたのであれば、直感で行動して問題はありません。
GTDで実際に考えること
GTDのステップで実際にタスクリストを作る際に考えるべきことは、「次にとるべき行動」を決めることです。
このタスクを処理しないといけない、で終わらせずに、このタスクを処理するのに必要な行動は何か、どう行動する必要があるかを考えてリストを作ります。
人は、どう行動したら良いか分からない場合に、ものすごくストレスを感じます。
ですので、「次にとるべき行動」をはっきりとさせましょう。
GTD継続のカギは「週次レビュー」
本書でもかいてあることですが、GTDを継続していくには、「週次レビュー」が重要です。
「週次レビュー」がしっかりとできるようになれば、GTDを継続していけると断言していいでしょう。
「週次レビュー」はGTDの5つのステップを週末の決まった時間に再度行うことです。
こうすることで、タスクリストが最新の状態になります。
そして、翌週はそのまま作業から取り組むことが出来るようになるでしょう。
まとめ
GTDは単なるタスク整理の本ではなく、人生を生きるうえで、自分の仕事を効率的に処理していくための本です。
本書では仕事をいわゆる業務だけでなく、プライベートのやるべきことも仕事として定義しています。
まずは目の前のことをGTDで処理してみましょう。
そうすることで、余裕が生まれ今後について考えることが出来るようになるでしょう。
もしあなたが、今仕事が忙しくて時間がないというのであれば、ぜひ一度試していただきたい手法です。
忙しくといっているだけでは、何も変わりません。
今までの状況を変えるには今までとは違うアプローチが必要になります。
この記事と、本書がもしあなたが変わるきっかけになれれば幸いです。
最後に
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