GTDを学ぶ - ストレスフリーの整理術を目指してその8 - 「更新する」

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こんにちは、フキです。

今回は第8章「更新する」です。

いままでの「把握する」「見極める」「整理する」はGTDの導入も部分でもあるといえます。

そして、GTDでつまづくポイントの一つが、日々の生活の中で「把握する」「見極める」「整理する」を継続できない為です。

GTDを続けていくには、「更新する」の作業を継続して行うことが不可欠です。

では、第8章「更新する」を見ていきましょう。

GTDを実践すると一度は「把握する」「見極める」「整理する」を行い、インボックスは空になり、どう行動するべきかが分かっている状態になります。

しかし、一度最新の状態にしても、1週間もたってしまえば、その状態は古いものとなってしまいます。

僕たちは、GTDで整理した状態が常に最新の状態であるために、定期的にシステムを「更新する」必要があります。

この「更新する」のステップができるようになれば、きっとGTDを継続していくことが出来ると思います。

「更新する」で注意する点は次の2点。

いつ何をチェックすればいいのか。

システムをうまく稼働させていくには、何をどの程度の頻度で更新すればよいのか。
– ストレスフリーの整理術 P261 から引用

いつ、何を？

この質問はぜひ己自身にしてほしいと思います。

まずは「何を更新する」のかを考えていきましょう。

あなたが一番更新するのは、おそらくカレンダーかタスクリストだと思います。

特にカレンダーはその日にやるべきことを書いておくため、更新は容易だと思います。

※本書では備忘録ファイルを作っている場合は、カレンダーと備忘録ファイルが一番更新の頻度が多いといっています

そして次にタスクリストを更新しましょう。

この「更新する」の作業を、本書では「週次レビュー」で更新することを推奨しています。

週次レビューとは、GTDのステップを再度1からやり直し、頭のなかに溜まった「やるべきこと」をタスクとして整理することです。

サラリーマンであれば、金曜の終業時間前や土曜日の朝など週の終わりにやることをお勧めしています。
※別に週初めにやっても問題はありません

週次レビューでGTDの5つのステップをやり直し、整理システムを更新することで、1週間単位で物事を管理することが出来るようになるでしょう。

実際の週次レビューの作業は

となる。

そして、この日に必ず週次レビューをやると決めることで、GTDを継続していけると思います。

「更新する」のステップを成功させるカギとなるのは「週次レビュー」です。

しかし、「週次レビュー」を行う期間は自分に合った期間で行うようにしましょう。

人によってライフスタイルが違うので、1週間ではできない人もいると思います。

まずは1週間の間隔で「週次レビュー」を行い、徐々に自分にあった間隔で「週次レビュー」を行っていきましょう。

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Butterbur