GTDを学ぶ - ストレスフリーの整理術を目指して その4 - 今日から第2部、実践編の開始だ！
こんにちは、フキです。
今日から「ストレスフリーの整理術」の第2部に入ります。
第2部は実践編といえる部分で、実際にGTDを行っていくのに必要なツールや注意点などが書いてあります。
今日は第4章について書いていきます。
第4章「さあ、始めよう - 時間と場所、ツールの準備」
第4章では、実践編です。
が、まず最初にGTDをどのレベルからやるのか？という問いがあります。
- 徹底的にやるか？
- 気楽にやるか？
- 小ワザからやるか？
といったかたちで本書はGTDの始まりはどこからでも良いとしています。
これは、無理に今の形を崩すのではなく、まずはできるところから初めても大丈夫ということを言いたいのだと思います。
GTDの恩恵を一番感じるのは、小ワザを身に着けたときだとも書いてあります。
また、徹底的にやる場合は、2日ほど時間を取る必要があるといっています。
「把握する」の作業には6時間以上、「見極める」の作業には8時間以上かかるとも言っています。
本当にそれだけの時間がかかるのかは、今の僕には分かりませんが、実際抱えている仕事のタスクをGTDに沿って5つのステップを行うことを想像すると、最低半日はかかると思っています。
ですので、2日という時間はあながち大げさに言っているのではないと思っています。
時間を確保する
とにもかくにも、GTDを実践するうえで大切なのが、GTDを行う時間を確保することです。
徹底的にGTDをやる場合は最初に2日の時間を確保する必要があるのですが、本書では「2日の時間を使うことで、その後の生産性を上がり、ストレスから解放されるのであれば、何倍もの時間を節約したことになる」といっています。
ここで注意が必要なのが、「まとまった時間が取れるまでやらない」ではなく「まとまった時間がとれないなら、細かく進めていくこと」です。
細かく進めていくだけでもGTDの原理やテクニックは実感できるといっている為です。
場所を確保する
サラリーマンであれば、問題はないと思いますが、まずは自分のデスクを用意することです。
なぜなら、自分のデスクがGTDを始めるポイントであり、整理できたデスクがGTDの一つのゴールでもあるからです。
本書では職場と自宅のどちらにも、GTDを行う場所が必要であるとありますが、まずが職場のデスクから始めるで問題はないと思います。
そしてここで一つ注意です。
それは、「空間の共有は避けること」です。
人は自分だけの場所を持っている必要があると説いています。
また逆に空間を共有すると、作業効率が落ちるとも言っています。
これはおそらく自分が最もリラックスできる場所で作業ができるという状況が必要だからだと思います。
なので、共有スペースなどは別ですが、まずは自分のデスクをしっかりと整理していきましょう。
ツールをそろえる
GTDの基本的なツールは一つ一つはそんなに高いものではないので、そろえることは難しくないと思います。
が、結構たくさんのツールがいるので、いきなりすべてを使い個なるのは無理でしょう。
なので、一つずつ使えるようになっていればいいと思います。
そして、ここで一つしっかりと確認です。
それは、「アナログのツールをしっかりとと使う」という点です。
今の時代はデジタルでもタスク管理やカレンダーなど便利なツールがたくさんあります。
本書ではアナログのツールは「把握する」「見極める」「整理する」のステップで非常に有効だと説いています。
ちょっとしたメモなどは、やはりデジタルよりもアナログに書いたほうが早くメモすることが出来るからです。
最終的な管理場所はデジタルツールでも問題はないのですが、GTDを始めたばかりの時はしっかりとアナログのツールも使っていきましょう。
年に1回はファイルの大掃除をする
ここで言うファイルとはPCデータだけでなく、現実の書類のこともさします。
GTDのステップでは定期的に整理をしますので、そのタイミングで不要なものは捨ててしまって大丈夫です。
が、あえて年に1回この日はファイルの大掃除をすると決めて、1日がかりでやることで、常日頃では整理できなかった部分まで整理が出来ると思います。
まとめ
本書を読んで一番感じたことは「アナログのツールをしっかりと活用せよ」ということです。
デジタルの時代、ペーパーレスの時代だからといって有用なものまで、活用しないのはまた違うんだなと思うことが出来ました。
まずは、これから新しく発生するタスクからGTDのステップを始めていきます。
最後に
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