GTDを学ぶ - ストレスフリーの整理術を目指して その7 - 「整理する」

こんにちは、フキです。

本書もついに第7章に突入です。

今回の第7章はボリュームが多く、ほかの章の倍くらいありました。

それだけ重要な事項が多いということでしょう。

では早速見てきましょう！

第7章「整理する - 最適な受け皿を用意する」

第5章「把握する」と第6章「見極める」でインボックスにある「きになること」をタスクとして、整理する準備が出来ていることでしょう。

この整理する為の仕組みは人によって形が異なるはずです。

そして、最初から完璧には作用しないでしょう。

この整理システムは使っていくうちに、あなたにとって最適な形に進化していきます。

そして忘れないでください。

物事を管理する整理システムは変わっていって大丈夫です。

ですので、必要ならどんどん変えていきましょう。

基本カテゴリー

本書では基本カテゴリーとして

• 「プロジェクトリスト」
• 「プロジェクトの参考情報」
• 「次に取るべき行動リスト」
• 「連絡待ちリスト」
• 「資料」
• 「いつかやる/多分やるリスト」
  –　ストレスフリーの整理術 P200-P201 から引用

の7つが主カテゴリーになるとしています。

そしてこれらのカテゴリーに「やるべきこと」を分けるうえで重要なことがあります。

それはカテゴリーごとに「区別はきっちりとつける」ことです。

なぜならこれらのカテゴリーのリストはそれぞれの目的が違うため、混同してしまうとリマインダーの役割を果たせなくなります。

そうすると、「整理する」のメリットが失われてしまいます。

「整理する」ことの目的は「やるべきこと」のリストを目的別のリマインダーとすることで、必要な時に必要なことを処理することを実現することにあります。

ゆえに、このカテゴリーは必ず混同しないように注意しましょう！

行動のリマインダーを整理する

「見極める」が完了しインボックスが空になっている場合は、2分ルールで行動を完了したか、保留のエリアに自分のタスクとして積み上げられている（もしくは登録されている）ということになります。

※この状態でない場合は、「把握する」か「見極める」が完全に完了していませんので、もう一度「把握する」と「見極める」を行いましょう

その中で、日付と時間が決まっているものは「カレンダー」に登録しましょう。

そして、日付と時間が決まっていないものの、行動を整理しましょう。

日付と時間が決まっていないものは「状況」で分けると効率的であるとあります。

これは、

• 会社のタスクか？
• パソコンでやるタスクか？
• 資料として保存しておくものか？
• 連絡待ちのものか？
• こちらから確認をいれないといけないものか？

といったように状況別に整理するようにしてくことで、タスクの目的が一目でわかります。

タスクをどう整理していいか分からないときは、そのタスクのゴールを意識して考えてみましょう。

備忘録ファイル

「いつかやる/多分やるリスト」に含まれる「今は行動をおこす必要はないが、将来必要になるかもしれないもの」を管理するのに、「備忘録ファイル」というものを利用すると良いと本書にはあります。

僕自身はまだ備忘録ファイルの良さが良く分かっていませんが、本書の指示にしたがい、今後はやってみようと思います。

備忘録ファイルは1～31までの日付のファイルと1～12までの月のファイルを用意します。

そして、本日であれば、9の日付ファイルを先頭にし、10～31までの日付ファイルをその後にまとめます。

次に7月のファイルを挟み、1～8までの日付ファイルを挟み、その後ろから8～6ファイルをまとめます。

そして6/9のファイルの中身をインボックスに移したら、9の日付ファイルを7月の日付ファイルに挟みます。

こういった形で毎日更新していくことで、その日その日のリマインダーとして利用できます。

毎日更新することがマストの条件となりますが、これを習慣にできると、やらなければいけないタスクと挑戦したいタスクをしっかりとこなしていけることでしょう。

チェックリスト

GTDをやる上で、チェックリストはぜひやるべきだと本書では主張している。

その理由は「新しいとを間違えずに行うには一つ一つのプロセスがしっかりとできているかチェックする仕組みが必要」だからです。

人は変化を嫌う生き物なので、変わるためにはそれなりに時間をかけて習慣を変えていく必要があります。

その変化を確認するためにも、新しいことに挑戦する場合は必ずチェックリストを作りましょう。

まとめ

「見極める」に続いて「整理する」も一筋縄ではいかないなと感じました。

だからこそ、GTDをマスターするのに焦りは禁物であり、じっくり時間をかけてコツコツと進めていくしかないんだと思います。

そして、GTDはあくまで概念と考え方であるため、一定のルールはありつつも、最終的な形は人それぞれなんだということが分かりました。

だからこそ、こういう手順でGTDを実践しようときめたら、まずがそのチェックリストを作り、チェックをしながら進めていくことこそが、GTDをマスターする最善の道であると思います。

道のりは長いですが、頑張っていきましょう！

最後に

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