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実践GTD - メール管理をGTDで実践しよう！2017年現在

仕事効率化 GTD

こんにちは、フキです。

ここ最近はGTDについて勉強してきましたので、このあたりで一つ実践に移したいと思います。

僕自身のタスク管理の課題としては、

  • 自身のタスクの管理がうまくできていないのか、週によって忙しさがに大きなばらつきがある
  • メールについては、自分あてのメールは何とか処理できているが、同じ部署宛など組織としてのメールの処理ができていない

といったところです。

今回はメール処理に焦点を当てていきます。

まずはメールソフトを決める

今の時代はメールサービスによっては、従来のメールソフトがいらない場合もあると思います。

主に、

  • Office 365 の Exchange
  • G suite の Gmail

などですね。

が、僕の会社では従来のようにホスティングサービスを利用しており、かつPOP形式でメールを受信しています。

Webメールもあるので、一応外からでもメールを参照することが出来ますが、今はおいておきましょう。

今メジャーなメールソフトとしては、

  • MicrosoftのOutlook
  • オープンソースのThunderbird
  • シェアウェアのBecky! Internet Mail
  • JustSystemのShuriken

などでしょうか？

僕は「Thunderbird」を使っていましたので、引き続き「Thunderbird」を使っていきます。

Thunderbirdの特徴としては、

  • オープンソースである
  • 全文検索ができる
  • タグ付けができる
  • 検索フォルダという特殊なフォルダを作ることが出来る
  • アーカイブ機能がある

といったところです。

ではこれからThunderbirdで行うGTDメール術に進みます

GTDのプロセスに従ってメールを整理する - Inbox Zero

GTDのステップ、

1.把握する
2.見極める
3.整理する
4.更新する
5.選択する

に従いメールを整理します。

メールの整理するにあたり、「Inhbox Zero」という考えがあります。

これがGTDの考えをメールに当てはめたものです。

これは「受信トレイ」をGTDのインボックスに当てはめて、受信トレイを空にすることです。

受信トレイにメールがたくさん残っていると、かなりストレスになります。

なので、まずが受信トレイの中身を0にするよう努力します。

フォルダ構成とタグ

フォルダの構成

受信トレイ
├─DMZ
│ ├─行動
│ ├─連絡待ち
│ └─保留
│
├─メルマガ関連
│
├─アーカイブ
│ ├─2015
│ ├─2016
│ └─2017
│
└─資料
　 ├─社内
　 └─顧客関連

受信トレイ＝インボックスとし、[DMZ]フォルダを受信トレイのサブフォルダとして作成します。

そして、受信トレイに来たメールはGTDの「把握する、見極める」のステップですべて[DMZ]フォルダに移動します。

またタグは「行動、連絡待ち、保留、メルマガ」のタグを作成します。

DMZフォルダへ移動するタイミング、あるいは見極めるの作業でタグを追加します。

処理が終わったタイミングでアーカイブにするか、資料フォルダに移動するか検討します。

その判断基準は残す必要があるか、ないかです。

例外がメルマガ関連のフォルダです。

メルマガについては、欲しい情報ではありますが、すぐに読むべきではないものが多いです。

ですので、必要と判断したものをメルマガ関連のフォルダに残すようにします。

メッセージルール

Thunderbirdに限らずメールソフトには「メッセージルール」というものがあります。

これはメッセージを受信したときに自動的にメールを移動する機能です。

これを使って自動にメールを移動するルールを設定します。

設定するメッセージルール

ルール1：[メルマガ]タグのあるメールはメルマガ関連のフォルダに移動します

現状改めて必要かなと思うメッセージルールはこれだけかなと思います。

あとはこれを継続して必要となるものを追加していきます。

資料フォルダとアーカイブ

こちらは正直どうするかまだ迷っています。

アーカイブするべきか、資料フォルダに移動するべきかの判断は今後運用していくことで決めようと思っています。

Inbox Zeroを継続するには

1.メッセージを処理すべきルールを明確にする
2.毎日決まった時間にメール整理する

おそらくこの2つを守ることで、Inbox Zeroは実践できると思います。

まとめ

Inbox Zeroに限らずまずは実践しないと結果を出すことはできません。

今日の記事に書いた内容を実践していきます。

結果は1月後ぐらいには報告できるかと思います。

最後に

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