GTDを学ぶ - ストレスフリーの整理術を目指して その9 - 「選択する」

こんにちは、フキです。

今日は第9章「選択する」、GTD5つのステップの最後です。

今までのステップで選択するための情報はそろったと思います。

「選択する」というプロセスをじっくりと見ていきましょう。

第10章「選択する - 最善の行動を選ぶ」

GTDの最後のステップが「選択する」でです。

「選択する」ものはGTDのステップ「把握する」「見極め」「整理する」「更新する」の処理を終えて残っている選択肢から直観で選んでいきます。

本書では

ここまでGTDを実践してきたあなたなら、自分の直感に自信をもつことが出来るはずだ
–ストレスフリーの整理術 P277 より引用

とある。

本書ではたびたび「選択肢の選択は直観で選ぶ」を書かれています。

これはおそらくよけいな思考や不安が原因で、決めてしまうことを後回しにしてしまうのを防ぐだと思います。

「選択する」のプロセスにて非常に有効なモデルが、

• 四つの基準で現在の行動を選ぶモデル
• 1日の仕事を三つのカテゴリーで評価するモデル
• 六つのレベルで仕事を評価するモデル
  –ストレスフリーの整理術 P278 より引用

この3つです。

これは第2章で説明されていることではあるが、「選択する」のプロセスでは特に重要になります。

改めて順を追って見ていきましょう。

四つの基準で現在の行動を選ぶモデル

四つの基準は、

• その時の状況
• 使える時間
• 使えるエネルギー
• 優先度
  –ストレスフリーの整理術 P278-P279 より引用

となっています。

タスクを選ぶうえで、状況を確認することはとても大切です。

それは自分の状況と周りの状況を顧みてから、選択を行う必要があるからです。

今やるべきことについては、今どれだけ時間が確保できるかで選択する内容は変わってくることでしょう。

それと同じように、たくさん時間があったとしても、自分のエネルギーが少なければ仕事よりも休むという選択が必要になるかもしれません。

また優先度についても同じです。

優先度の高い仕事をしている中、割り込みで新しい優先度の高い仕事が舞い込んできたときに、どちらを選択するのか？
これも今の自分の状況を顧みて、自分が最適だと思う選択をするしかないでしょう。

「選択する」で迷った場合には、一度今の自分の状況を客観的に振り返ってみましょう。

1日の仕事を三つのカテゴリーで評価するモデル

三つのカテゴリーとは、

• あらかじめ決まっている仕事
• 予定外の仕事
• 仕事を見極めるための仕事
  –ストレスフリーの整理術 P286 より引用

です。

三つのカテゴリーで一番厄介なのが、「予定外の仕事」でしょう。

つい先日、僕も1日の終わりに作業の進捗を振り返って愕然としました。

予定外の打ち合わせや問い合わせに都度対応していた結果、予定していた仕事の進捗が半分に満たなかったのです。

本書でも、予定外の仕事に謀殺されている人は多いとあります。

結論から申し上げると、本書では

すべてのやるべきことを把握したうえで、入ってきた仕事より優先させるのなら何の問題もない。それが最善の行動だからだ。
–ストレスフリーの整理術 P288 より引用

といっています。

予定外の仕事が入ってきても、そちらを優先させることがベストであれば問題はない、その分の遅れは後日取り返せばいいということです。

予定外の仕事が入ってきてストレスになるのは、その仕事に対してうまくリマインダーを設定する自信がないからだとも本書は述べています。

結局のところ、普段の自分のやるべきことをすべて把握していれば予定外の仕事がきても大丈夫であり、その状況を作るためにはGTDを実践していくことが1番の解決策になります。

六つのレベルで仕事を評価するモデル

六つのレベルとは、

• Horaizon レベル 5 - 人生の目的とその在り方
• Horaizon レベル 4 - 長期的な構想
• Horaizon レベル 3 - 1～2年後の目標
• Horaizon レベル 2 - 重点的に取り組む分野、責任分野
• Horaizon レベル 1 - 現在のプロジェクト
• 地面レベル - 現在の行動
  –ストレスフリーの整理術 P291-P292 より引用

となっています。

GTDではボトムアップ、つまり下のレベルから考えていくことを推奨しています。

これは、現場のレベルの課題から解消していくことで、上のレベルのことを考える余裕が出来るからです。

日々の仕事に忙殺されている状態だと、ゆっくり考える時間もないというのが理由です。

もちろん、目標等を考える場合は、上のレベルから考えないとダメです。

上のレベルで目標を考え、現場のレベルで起きている課題点を解決していく。

この流れをGTDに沿って行うことで、忙しい自分の今を改善できるということなのだと思います。

まとめ

「選択する」で大事なのは、選択肢をしっかりと「把握」「見極め」「整理」「更新」しておくことです。

その上で、自分の状況を顧みて、最善の選択肢を直感で選んでいきましょう。

直観で選んだ選択が間違っていた場合も、間違いに気づいた時点で再考すればいいので、臆せずに選びましょう。

こうして失敗を繰り返しつつも、GTDを実践することがGTDをマスターする唯一の道だと感じました。

最後に

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