GTDを学ぶ - ストレスフリーの整理術を目指して その5 - 「把握する」

こんにちは、フキです。

今日もストレスフリーの整理術を読み進めていきます。

今日は第5章「把握する」です。

GTDの最初のステップになります。

ここがこけたら大変ですので、慎重に進めていきましょう！

第5章「把握する - ”気になること”のすべてを把握する」

改めて今回はGTDの最初のステップ、「把握する」となります。

この章では、自分の「きになること」を一つの場所に集めていきます。

この集めていく場所を本書では「インボックス」と呼んでいます。

そして、このインボックスにきになることを全て集める作業こそが、「把握する」のステップになります。

「把握する」に含めなくてよいもの

インボックスに集める前に、集める必要のないものを確認していきましょう。

それは、

• 備品
• 資料
• 装飾品
• 設備

の4点です。

それぞれ、常に使うモノであったり、必要なときに利用できればよいものなので、これらはインボックスに集める必要はありません。

ただし、「古い資料を整理する」、「足りない備品の買い出しに行く」などはインボックスに入れる必要があるので注意しましょう。

なぜ「把握する」から始めるのか？

ここまできて、疑問に思う人もいたのではないかと思います。

なぜ「把握する」からなのか？

「今ある状態を整理してから初めたらダメなの？」といった疑問はある意味当然だと思います。

しかし、「把握する」から始めているのには、当然ですが理由があります。

それは

1.取り組まなければならないことの全体量を把握することが出来る。
2.何をどこまでやれば終わり、ということが分かる。
3.まだどこかにきになることがあるかもしれないという意識があると、次に行う「見極める」作業と「整理する」作業に集中できなくなる。注意が必要なものがすべて1カ所にあるとわかっていれば、安心してそれらの作業に集中できる。
– ストレスフリーの整理術」P154,P155から引用

ということです。

「整理する」作業に集中するため、何か忘れてないかな？という不安を打ち消すためでもありますので、まずはしっかりと「把握する」作業を行いましょう。

まずは自分のデスクから、そして頭のなかのきになることに移っていこう

GTDをやるという気持ちの準備ができたら、さっそく始めていきましょう。

まずが自分のデスクの上、次に引き出し、その次にはサイドデスクやカウンターというように、徐々にデスクの周りに移っていこう。

その中で、インボックスに入りきらない大きいものは、付箋などを使って分かるようにしておきましょう。

ここで注意が必要なのが、決して不用品の処分にならないこと。

古いからといって、捨てる必要はありません。

あくまでもいらないものは捨て、必要なものはあるべき場所にしまいましょう。

そして次は自分の頭のなかのきになることを「把握」していきましょう。

本書では１つのきになることに対して1枚のメモというかたちで、「きになることとメモを1対1するのがおすすめ」と書かれています。

なので、まずは少し大きめの付箋に1枚ずつ書いていくのがいいと思います。

また本書には「トリガーリスト」というものもあり、きになることを思い出すためのキーワード一覧のようなものです。

沢山あるので、あれはなんだったっけ？といった状態のときには一度読み返してみると思いだせるかもしれません。

インボックスは一時的な保管場所

「把握する」の作業で、インボックスは凄いことになっていると思います。

ここでくじけずに次の「見極める」のステップに移っていきましょう。

何を始めるにもそうですが、最初が一番苦しいです。

でもこれを乗り越えて習慣になっていくと、きっと自分が楽になっているはずです。

まとめ

「把握する」はどうだったでしょうか？

おそらく、大多数の人が「面倒くさい」と思ったんじゃないかと思います。

僕も正直そう思います。

もっとスマートに楽にできる方法はないのか！？

と叫びたくなります。

しかし、現実にそんな方法に巡り合えなかったから、僕は今GTDをマスターしようと決めました。

一気にではなく、時間がかかってもいいからコツコツコツコツと頑張ることで、未来の自分はきっと楽になると信じています。

皆さんも不安を感じたら、GTDをマスターした自分を想像してみてはいかがでしょうか？

最後に

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