GTDを学ぶ - ストレスフリーの整理術を目指して その2

こんにちは、フキです。

今日はテイルズ オブ フェスティバル 2017をライブビューイングで見に行ってきました。

明日もライブビューイングを見に行ってきます(^▽^)/

さて、今日は「ストレスフリーの整理術」第2章に触れていきます。

第2章「生活をコントロールする - GTD実践のための5つのステップ」

第2章はGTDを実践するための基礎の部分について書いてあります。

実際の実践のための方法については、まだまだ後になるのですが、第2章は基礎の部分の考え方となります。

GTD実践のステップは

① 気になることのすべてを「把握する」。
② それぞれが何を意味するか、どのような対応をすべきか「見極める」。
③ ②のステップによって明らかになった内容を「整理する」。
④ 行動の選択肢を「更新する」。
⑤ 何をするべきかを「選択する」。
– ストレスフリーの整理術 P57から引用

の5ステップとなります。

各ステップをしっかりと行うことがGTD達成の第一歩です。

では各ステップについて、詳しく見ていきましょう。

「把握する」

「把握する」のステップは、気になることをすべて把握することです。

把握するのは、まず頭のなかにある気になることを書き出すことです。

この時、「これは必要かな？」といったことは考えず、まずは全てを書き出します。

必要かどうかは次のステップである「見極める」で判断します。

気になることは、常に増えていきますので、それをしっかりと書き出し、まとめておいておける場所が必要です。

本書ではそれを「インボックス」と呼んでいます。

気になることがでてきたら、すぐに「インボックス」に置きます。

そして、次の「見極める」でどういう処理が必要か判断します。

あくまでここでは、気になることを把握するだけなので、重要度は考えずに出していきましょう。

「見極める」

このステップでは、「インボックス」にある気になることに対して、「行動を起こす必要がある」かどうか判断します。

判断基準は

1.現時点では無価値で、もう必要のないもの（ゴミ）
2.今やる必要はないが、いつか行動する必要が出てくるかもしれないもの（いつかやる/たぶんやる）
3.あとで必要になるかもしれない情報（情報）
– ストレスフリーの整理術 P69から引用

の3つ＋「今すぐにやる必要があるか」の4つの基準で判断します。

GTDでは、「2分以内にできることはすぐにやってしまうこと」と定義しています。

そして、2分以上かかることについては、

• 自分でやる
• 他の人に任せる

といった形で、どう実行するかを決めます。

ここまでできたら、次のステップに進みます。

「整理する」

見極めるのステップが完了すると、気になることが次の8つのカテゴリに分けられます。

1.ゴミ箱
2.いつかやる/たぶんやるリスト
3.資料
4.プロジェクトリスト
5.プロジェクトの参考情報
6.カレンダー
7.次にとるべき行動リスト
8.連絡待ちリスト
– ストレスフリーの整理術 P73から引用

またプロジェクトとは、複数の行動ステップが必要な「望んでいる結果」と本書にはあります。

要は望んだ結果を達成するために複数の行動が必要なことです。

このカテゴリの分けることができたら、あとは行動するだけです。

そして、行動を始めた後は、このリストを定期的に更新することが必要です。

「更新する」

一度やるべきことを整理しても、やるべきことは常日頃増えていきますので、定期的に更新する必要があります。

これが「週次レビュー」です。

週次レビューは1週間に1度、やるべきことを更新することです。

週次レビューでは

• やらなければいけないことを把握し、どうすべきかを見極める。
• システム全体を見渡す。
• リストを更新する。
• すべてのものについて、澄んだものは処分し、情報を更新する。

を行います。

これらは、GTDのステップそのものです。

つまりはGTDは定期的に行わなければ意味をなさないのです。

「選択する」

ここまでの4つのステップはこの「選択する」のために行うモノです。

ここまでくれば、あとは優先度に従ってやることを選択します。

しかし、ここで注意しなければいけないのが、割り込みの仕事です。

割り込みの仕事は必ずあります。

が、慌てず割り込みの仕事がきても、しっかりとGTDの「把握する」、「見極める」、「整理する」のステップを行うことで、適切に対応できます。

そして、割り込みの仕事が入ってきてもいいように、時間には余裕を持つようにしましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか？

今回は、GTDの5つのステップについて、学んでいきました。

実際のやり方については、あとの章ででてきますので、安心してください。

まずはGTDのやり方をしっかりと覚えていきましょう。

最後に

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