GTDを学ぶ - ストレスフリーの整理術を目指して その6 - 「見極める」

こんにちは、フキです。

今日読んだ第6章で198P読破しました！

ようやく半分です。

ここで止まらないようにコツコツと続けていきます(^▽^)/

では第6章を見てきましょう！

第6章「見極める - インボックスを空にする」

GTDの最初のステップ「把握する」が終わったら、次は「見極める」です。

「見極める」の作業では、すぐにできることを除いて、まだタスクの処理はしません。

今把握できている「きになること」をどう処理していくかを決める作業となります。

では、「見極める」のステップを詳しく見ていきましょう。

インボックスの一番上にあるものから始めること

「見極める」の作業はインボックスの一番上にあるものから進めていきます。

これはなぜかというと、「見極める」の作業ではまだタスクの優先度を考える必要がないからです。

むしろ、「見極める」の作業そのものにたいしては、優先度をつけてはいけません。

優先度をつけてそれ以外を後回しにしてしまうと、結局やらずに終わってしまうタスクを増やしてしまうことになります。

それを防ぐためにも、「見極める」の作業では優先度をつけてはいけないのです。

優先度をつけるべきなのは、「きになること」を見極めるときです。

このタスクは最優先でやらなければいけないことなのか？

このタスクは後回しでもいいのか？

これも「見極める」の作業で判断をしましょう。

それから、「見極める」の作業を中断してでも最優先で処理しなければいけないタスクは、すぐに処理をしてしまいましょう。

そして、処理が完了したら、また「見極める」の作業に戻りましょう。

この時に、「見極める」の作業をインボックスの一番上から始めていれば、中断したところから再開できます。

だからこそ、インボックスの「見極める」の作業はインボックスの一番上から始めましょう。

行動をとる必要がないもの

本書では

• ゴミ
• 保留にするもの
• 資料
  – ストレスフリーの整理術 P183 から引用

の3点は行動を起こす必要はないと言っています。

またこの他に「今は行動する必要はないが、後々行動は必要になるかもしれないもの」といったものがあると思います。

こちらについては、「保留」という形にしておき、カレンダーに記入するか、備忘録ファイルに書き込んでおくこととされています。

保留するものは、忘れてしまわないように注意しましょう。

実際に行動するべきもの

行動する内容がきまったら、行動の選択肢は

• 実行する（2分以内にできるとき）
• 誰かに任せる（ほかにふさわしい人がいるとき）
• あとでやる（すぐに実行できなくて人にも頼めないものは、行動の選択肢の一つとして整理システムに移しておく）
  – ストレスフリーの整理術 P191 から引用

の3つになるはずです。

すぐ実行できるものは、すぐに実行してしまいましょう。

本書では「2分ルール」というものが定義されています。

これは優先順位が高いものでなくても、2分以内にできてしまうことはその場で実行してしまうほうが、整理したあとでやるよりも時間を節約できる可能性が高いからです。

そしてこの「2分ルール」が習慣になると、あなたの生産性が劇的に向上すると本書では述べています。

ですので、すぐ出来てしまうことはすぐにやってしまいましょう。

第6章の最後「現在抱えているプロジェクトを知る」

本書では「プロジェクト」を完了するために一つ以上の行動が必要なものと定義しています。

そして、人は30件から100件ほどのプロジェクトを抱えているとも言っています。

行動ステップを完了しても「やるべきこと」が終わらないときは、まだ行動が残っているｋとおを示す目印を残しておかなければいけない
– ストレスフリーの整理術 P198 から引用

これをリストとして残しておくのが「プロジェクトリスト」です。

この「プロジェクトリスト」は「見極める」の作業のあとでやっても問題ないため、「きになること」を見極めたあとに、このタスクはプロジェクトリストとしてまとめたほうが良いかを考えてみましょう。

まとめ

今回の「見極める」の作業は次の「整理する」の作業と密接に関係してきます。

本書でも、先に「整理する」を読んでから「見極める」を読んでほしいと書いてあります。

今回はあえてそのまま読みましたが、明日の「整理する」を読破したあとで、また「見極める」の章を読み直してみようと思います。

そして、インボックスに集めた「きになること」は一番上から順番に行っていくこと。

これを忘れないようにしていきましょう。

最後に

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