1日中外出していた場合、タスクの整理はどうしたら良いか？

こんにちは、フキです。

昨日は1日中外出して、そのまま直帰しました。

タスクの整理システムを会社の中だけでしかできないようにしていると、こういう場合に困ると思います。

ですので、今日はタスクの整理を外からでも行うにはどうしたらいいのかという点について書いていきます。

スマートフォンで使えるクラウドサービスを利用する

結論からいってしまうと、この一言に尽きると思います。

今の時代はスマートフォンで利用できるタスク管理のアプリがたくさんあります。

特に、PCとスマートフォンの両方で利用できるタイプが理想的です。

僕自身は今「Asana」というプロジェクト管理のシステムを利用していますが、今後GTDでの管理を続けていく上でこのサービスが自分にとって最善なのかは検討中というところです。

話を戻しますと、クラウドサービスを利用すると、どこでもタスクリストの更新が可能です。

GTDでいうインボックスにタスクを追加する、完了したタスクを完了済みにするといった処理はスマートフォンでも十分にできます。

こういったところはスマートフォンなどで利用するほうが圧倒的に便利なので、どんどん利用していきましょう。

メールを外からでも確認できるようにする

GmailやMicrosoftのOffice365（Exchange）といったサービスを利用している場合はそこまで気にする必要はありませんが、従来のホスティングサービスを利用している場合はメールソフトを使いPOP形式でメールを受信していると思います。

この場合は、PCで受信しているメールの情報を他と共有することはできません。

しかし、PCと同じようにスマートフォンでメールをPOP形式で受信するようにすることで、メールの状況を確認することはできます。

PCとスマートフォンと2重にメールのチェックとなるため、最初は混乱すると思いますがなれるとメールの確認が社外でもできるようになるのは便利です。

ただしこちらは会社のセキュリティポリシー上NGとなる場合があるため、必ず会社のシステム管理者に相談をして許可を得たうえで行ってください。

まとめ

タスク整理としてGTDはアナログの有用性を無視することなく利用することで、より便利かつより楽にタスクの整理をすると謳っています。

だからこそ、今の時代にある技術も利用できるものはどんどん利用していきましょう。

時代の変化とともに、形は必ず変化していきます。

その変化を受け入れて、変える必要のあるものは変え、変える必要のないものは変えずに自分にとって一番よい方法を選択していきましょう。

最後に

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