GTD実践のために - ルールを決める

こんにちは、フキです。

GTDを継続するために、自分の中で決めておいたほうが良いルールがいくつかあります。

今日はその内容について話していきます。

インボックスは1件ずつ新しい順番に処理を決める

インボックスには、時間がたつと大量の「きになること」があり、これたを整理してタスクに変えていくことになります。

ここで決めなければいけないルールは、

インボックスにある「きになること」は、1件ずつ新しい順番で整理していく

ということです。

この理由としては、タスクとなるべきものの中には当然ですが最優先で行わなければいけないものがあると思います。

しかし、その優先度はタスクリストに追加した時点で考慮すべきであり、インボックスを整理する段階では優先度はつけてはいけません。

インボックスの整理をその時の優先度に従ってしまうと、どうしてもタスクの抜け漏れが出来てしまうからです。

「これは最優先だから先にやってから、またインボックスを整理しよう」

これが1件だけならば、まだ修正はきくとおもいます。

しかし、2件3件と繰り返すうちに、整理できない「きになること」をがインボックスに溜まっていき、そのうちインボックスの整理をやめてしまいます。

だからこそ、インボックスの整理には優先度をつけてはいけません。

優先度はインボックスを整理した後で作るタスクリストでつけましょう。

最初は毎日かならずインボックスを整理する時間を作る

おすすめのタイミングは夕方、つまり業務の終了のタイミングです。

なぜかというと、翌日行うべきタスクを更新する為です。

そうすることで、翌日はタスクの処理から始めることができます。

人によって差はあると思いますが、一般的に生産性が一番高い時間帯は朝、つまり午前中です。

その時間は整理ではなく生産性を生むタスクを処理すべきです。

GTDの実践が習慣になってくると、毎日行う必要性はなくなってくると思いますが、まずは毎日の終わりにインボックスの整理とタスクリストの更新を行いましょう。

週次レビューは週末に必ず行う

理想は金曜日の業務の終わりに行うことですが、最初は土曜日に回してしまっても構いません。

週の終わりに週次レビューを行うことで、翌週のタスクリストが最新の状態になります。

こうすることで、週の初めからタスクの処理を行うことが出来ます。

最初は週次レビューは週末に行いましょう。

出来なかったときはできなかったと素直にあきらめる

最後は心の持ち方になりますが、

• 毎日タスクリストを更新する
• 週末に週次レビューを行う

と予定していたが、実際はもろもろの事情でできないこともあると思います。

そんな時は「できなかった・・・」と落ち込むのではく、「しょうがない、また次から頑張ろう」と開き直りましょう。

落ち込んでいても正直意味はありませんし、時間の無駄です。

できないときはできなかったと認め、開き直り、次実践できるために頑張りましょう。

大丈夫です！

最初から完璧にできる人はいません。

失敗を繰り返すことで、自分に一番適した形でGTDを実践・マスターできるようになります。

まとめ

GTDを実践するうえで決めるべきルールは、

• インボックスは新しい順番に1件ずつ整理していく
• タスクリストを一定のタイミングで必ず更新する
• 週次レビューを毎週行う

の3点になります。

まずはこの3点を実践できるように頑張っていきましょう。

最後に

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